“È nel cloud, quindi è salvato”
Posta in Exchange Online, documenti su OneDrive e SharePoint, conversazioni e file in Teams: per molte aziende Microsoft 365 è diventato il posto dove sta tutto. E siccome sta nel cloud, si dà per scontato che qualcuno ne faccia il backup. In parte è vero, ma non nel senso che serve il giorno in cui una cartella sparisce.
Chi protegge cosa: la responsabilità condivisa
Nei servizi cloud la protezione è divisa tra fornitore e cliente, secondo il cosiddetto modello di responsabilità condivisa. Microsoft garantisce la disponibilità e la resilienza del servizio e dell'infrastruttura: datacenter, ridondanza, guasti hardware. Se un disco si rompe in un suo datacenter, la tua posta non se ne accorge.
La protezione dei contenuti resta invece in larga parte a te: cancellazioni, errori, attacchi, e soprattutto le azioni di chi ha un accesso legittimo. Se un utente, un amministratore o un attaccante con credenziali valide elimina dei dati, per il servizio è un'operazione autorizzata, eseguita correttamente.
Cosa c'è già in Microsoft 365, e perché non basta
Gli strumenti di recupero esistono e sono utili. Hanno però limiti di tempo e stanno dentro lo stesso servizio. I valori indicati sono quelli delle impostazioni predefinite.
| Cosa c'è già | Perché non basta | |
|---|---|---|
| Posta eliminata | In Exchange Online gli elementi eliminati restano recuperabili per 14 giorni, estendibili fino a 30 | Chi cerca una mail cancellata due mesi prima non la ritrova |
| Cestino di SharePoint e OneDrive | Conserva i file eliminati per 93 giorni | Oltre quel limite il file non si recupera più da lì, e chi ha i permessi può svuotarlo prima |
| Versioni dei file | Permettono di tornare a una versione precedente di un documento | Servono contro una modifica sbagliata; restano legate al file e allo stesso servizio |
| Criteri di conservazione | Trattengono i contenuti per il periodo stabilito, anche se l'utente li elimina | Vanno configurati, nascono per esigenze di conformità e stanno nello stesso tenant |
| Account eliminato o senza licenza | Casella e OneDrive restano recuperabili per un periodo di conservazione | Finito quel periodo vengono eliminati, con tutto il contenuto |
Il punto comune è questo: conservazione e versioni sono utili, ma non sono un backup indipendente. Stanno nello stesso servizio e dipendono dalle stesse credenziali amministrative: chi controlla un account amministratore, in genere, può anche modificarle.
Cinque situazioni in cui il cestino non basta
- La cartella condivisa cancellata. Un utente elimina per errore la cartella dei preventivi su SharePoint. Il commerciale se ne accorge dopo più di tre mesi, quando deve riprendere un'offerta: il cestino l'ha già eliminata.
- Il ransomware che si sincronizza. Sul PC dell'amministrazione un ransomware cifra i file della cartella sincronizzata con OneDrive. La sincronizzazione fa il suo lavoro e porta nel cloud le copie cifrate.
- L'amministratore compromesso. Con le credenziali di un account amministrativo, un attaccante può cancellare dati, svuotare cestini e cambiare i criteri di conservazione. Tutto dall'interno, con un accesso valido.
- Il dipendente che esce. Si toglie la licenza per risparmiare e, mesi dopo, serve una mail scambiata con un fornitore: casella e OneDrive non ci sono più.
- Lo script sbagliato. Un'operazione automatica di pulizia, con un filtro scritto male, elimina molti più elementi del previsto, magari in più caselle insieme.
Cosa fare, in ordine
- Decidi cosa proteggere e per quanto: caselle, siti SharePoint, OneDrive, Teams, e per ciascuno quanto indietro devi poter tornare e in quanto tempo. Sono l'RPO e l'RTO descritti nella guida su RTO e RPO.
- Attiva un backup indipendente, con copie conservate fuori dal tenant o comunque non cancellabili con le credenziali amministrative di Microsoft 365. Esistono soluzioni di terze parti e servizi offerti dalla stessa Microsoft: in ogni caso chiedi dove stanno le copie, per quanto restano e chi può eliminarle.
- Proteggi gli account amministrativi con l'autenticazione a più fattori, riducine il numero e non usarli per la posta di tutti i giorni.
- Inserisci il backup nella procedura di uscita: prima di togliere una licenza, verifica che casella e OneDrive siano coperti dal backup o esportati.
- Prova un ripristino reale: una casella intera o un sito SharePoint, non solo un file. E misura quanto tempo serve.
È la stessa logica della regola del backup 3-2-1: almeno una copia separata dall'originale, su un sistema diverso, che un attacco al sistema principale non riesce a raggiungere.
Gli errori più frequenti
- Scambiare la conservazione per un backup. I criteri di conservazione aiutano, ma restano nello stesso tenant.
- Proteggere solo la posta. SharePoint, OneDrive e Teams contengono spesso i documenti più importanti.
- Usare le stesse credenziali per tenant e backup. Chi compromette l'uno arriva anche all'altro.
- Non aver mai fatto un ripristino. Si scopre quanto tempo serve proprio quando serve.
In sintesi
Microsoft garantisce che il servizio funzioni; i contenuti, in larga parte, li proteggi tu. Cestino, versioni e conservazione hanno limiti di tempo e stanno nello stesso tenant: per tornare indietro dopo un errore scoperto tardi, un attacco o un account eliminato serve un backup indipendente, con amministratori protetti da MFA e ripristini provati.